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输入任务的实际值

保持日程最新的更为细化的方法是记录项目中每个任务的实际发生情况，

输入任务的实际值

。可以记录每个任务的实际开始日期、完成日期、工时和工期值。输入这些值后，Project会更新日程，并计算任务的完成比例。Project使用下列规则。

n 输入任务的实际开始日期时，Project移动计划的开始日期，使其与实际开始日期吻合。

n 输入任务的实际完成日期时，Project移动计划的完成日期，使其与实际完成日期吻合，并将任务设置为100%完成。

n 输入任务的实际工时值时，Project重新计算任务剩余的工时值(如果有)。

n 输入任务的实际工期时，如果它少于计划的工期，Project会从计划的工期中减去实际工期来确定剩余工期。

n 输入任务的实际工期时，如果它等于计划的工期，Project将任务设置为100% 完成。

n 输入任务的实际工期时，如果它多于计划的工期，Project会调整计划的工期，使其与实际工期吻合，并将任务设置为100%完成。

假设已过了几天，电视广告项目的工作已开始进行。在练习中将记录某些任务的实际工时值及另一些任务的开始日期和工期。

(1) 如果没有选中任务5的名称Hold auditions，请单击它。

(2) 在“视图”菜单中，指向“表：项”，然后单击“工时”。

“工时”表出现。此表包括计划工时列(列标题为“工时”)和实际工时列(列标题为“实际”)。在更新任务时将涉及这两列的值。

在“甘特图”视图的图部分，可以看到任务5已部分完成。在“工时”表中，可看到实际工时值为32小时。下面为此任务记录大于预期的实际工时值。

(3) 在任务5的“实际”域中，输入或选择80。然后按Enter键。

Project会记录任务5 的已完成工时为80小时，并延伸任务5的甘特条以表明工期变长，并重新安排后续任务。

现在假设已过去一段时日。在练习的结尾将输入Production阶段任务的实际开始时间和工期。

(4) 在“任务名称”列，单击任务8，即Rehearse。

此任务的开始时间比计划晚了一个工作日(在计划开始时间之后的星期三)，工期总共为2天。下面在“更新任务”对话框中记录此信息。

(5) 在“工具”菜单中，指向“跟踪”，然后单击“更新任务”。

提示 也可单击“跟踪”工具栏中的“更新任务”按钮。

“更新任务”对话框出现，《输入任务的实际值》()。此对话框同时显示任务工期、开始时间、完成时间的实际值和计划值，以及剩余工期。在此对话框中，可以更新实际值和剩余值。

(6) 在对话框左边的“实际”部分的“开始”域中，输入或选择“2008年1月23日”。

(7) 在“实际工期”域中，输入或选择3d。

图6.9 “更新任务”对话框

(8) 单击“确定”。

Project记录下任务的实际开始时间和工期，及计划和实际的工时。这些值也影响到Production摘要任务(任务7)和项目摘要任务(任务0)，更改之处突出显示。更新任务后，影响之处突出显示

在练习的结尾，将记录任务9按计划开始，但工期长于计划工期。

(9) 在“任务名称”列中，单击任务9，即Shoot Video。

(10) 在“工具”菜单中，指向“跟踪”，然后单击“更新任务”。

(11) 在“实际工期”域中，输入或选择3d，然后单击“确定”。

Project记录任务的实际工期。

(12) 在“标准”工具栏上，单击“滚动到任务”，结果如图6.11所示。

图6.11 更新任务9

因为没有指定实际的开始时间，Project假定任务按计划开始，Project会根据输入的实际工期计算实际完成时间，实际完成时间会晚于原来计划的完成时间。

(13) 在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“跟踪”。

Project隐藏“跟踪”工具栏。

项目管理重点：项目是否按计划进行?

正确地估计项目的状态是需要技巧的。考虑下面的问题。

n 对于大多数任务而言，估计完成比例是很困难的。工程师何时完成新发动机生产线设计的50%?程序员何时完成软件模块代码的50%?在很多情况下，报告工作进度都是“赌运气”，因此必然存在风险。

n 任务工期中已过去的时间并不总是等于完成的工时值。例如，任务最初需要的工时相对较少，随着时间的推进会增加工时(称为“前轻后重”任务)。当工期过去一半时，完成的工时少于总工时的50%。

n 分配给任务的资源完成任务的标准可能不同于项目经理或分配给后续任务的资源确定的标准。

良好的项目规划和沟通可以避免或减少在项目执行过程中出现上述问题和其他问题。例如，制定适当的任务工期和状态报告周期应该有助于及早发现偏离基准的任务，以便做出调整。判断任务完成的标准是有完备的文档说明的，且被各方认同的，这也有助于防止出现不合格现象。不过，大型、复杂的项目通常都会偏离基准的。

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